150. 일을 정의할 생각해야 하는 3가지 관점 - 일의 크기 정하기 + 내가 감당 가능한 일 크기 알아가기

어떤 일을 할 때, 많이들 목표 시간은 정하곤 한다. 예를 들어서, "신규 프로젝트 A 기획서 초안 완성" 이라는 작업에 대해서 목표 날짜는 5월 12일이라고 정하는 것과 같은 행동이다.

그런데, 이 과정에서 선행해야 하는 것이 하나 있습니다. 바로 일 크기를 정해보는 것입니다. 일 크기를 정하는 작업은 실행 가능한 계획을 수립하기 위해서 입니다.

쉽게 이야기 해서, 목표 날짜는 있는데 일은 실제로 해당 날짜까지 진행이 불가능한 경우들을 막기 위해서 일 크기를 정해야 하는 것입니다.

앞서 예로 들은 "신규 프로젝트 A 기획서 초안 완성" 작업을 완료해야 하는 날짜가 5월 12일이고, 오늘이 5월 1일이라고 생각해봅시다. 그러면 우리가 일에 쏟아부을 수 있는 시간은 휴일 제외하고 7일, 하루 8시간이라고 할 때, 전체 업무 진행 가능한 시간은 56시간이 됩니다.

그런데, "신규 프로젝트 A 기획서 초안 완성" 작업 자체가 완료하는데 시간을 대략 추정을 해보니, 50 시간이 나왔습니다. 이 경우 "신규 프로젝트 A 기획서 초안 완성" 작업의 크기가 약 50 시간짜리 작업이라고 할 수 있겠습니다.

그럼 이 작업은 목표한 시간에 완료가 가능할까요? 우리는 일단 일의 크기를 추정해보았으니, 작업이 가능은 하겠고, 실제 달성하기 위해서는 오직 이 일에만 몰두해야 하겠다는 것을 알 수 있습니다.

이러한 상황 판단이 된 경우에 만약 다른 작업 "기존 기능에 대한 유지보수 기획서 작업" 요청이 온다고 하면, 어떻게 해야 할까요?

우리는 대략적인 작업 크기 및 계획 (모든 가용 가능한 시간을 다해서 "신규 프로젝트 A 기획서 초안 완성" 작업을 마무리한다)이 있기 때문에 새로 요청된  "기존 기능에 대한 유지보수 기획서 작업" 이 진행 어려움을 알게 됩니다.

그렇기에 1) 기존 "신규 프로젝트 A 기획서 초안 완성" 과제 목표 날짜 달성을 위해서 신규 요청에 대해서 거부를 하거나 2) 신규 요청이 반드시 해야 한다면, 기존  "신규 프로젝트 A 기획서 초안 완성" 과제 목표 날짜를 조정해야 함을 알 수 있습니다.

물론,  없는 시간을 만들어서 일을 추진을 할 수도 있습니다. 이른바 휴일 근무 및 야근이 되겠지요. 이에 대해서는 개인적 선택에 맡겨야 하겠지만, 이렇게 될 수 있다고 하는 것도 모두 "일 크기"를 산정했기 때문에 할 수 있는 것입니다.

지금까지 이야기가 너무 당연하게 느껴지시나요? 

당연하게 들릴 수 있는 이야기를 이렇게 하는 것은 많은 분들이 위와 같은 상황에서 본인이 사용 가능한 시간과 작업 크기에 대한 생각이 없이, 새로운 작업이 요청되면 진행이 불가능한지도 모르고 일단 하겠다고 하는 경우가 많습니다. 그리고 이런 일들 하나하나가 쌓여서 모든 일이 흐트러지는 경우들을 많이 보게 됩니다.

특히 적극적으로 일을 해내려는 자세로 열심히 하려고 하는 사람들이 특히나 위와 같은 오류에 빠집니다. 일을 잘하고자 열심히 하려고, 일을 다 해보겠다고 적극적으로 나서지만, 진행 자체가 불가능한 일을 들고 가는 경우가 많은 것이지요. 감당하기 어려운 일을 들고 일하다 보니, 마음은 항상 불안하고, 시간이 없기 때문에 매일같이 야근을 하고 휴일 근무를 합니다. 그런데도 일들은 모두 일정 내에 마쳐지지 않거나, 마쳐졌다라고 하더라도 급하게 마무리해서 쓸수 없는 결과를 가져가는 일이 많습니다.

위 사례에 빠져있는 것은 아닌지 한 번 자신 상황을 생각해보시면 좋겠습니다. 

이러한 상황을 벗어나기 위해서는 내가 달성 가능한 일을 해내기 위해서는 내가 얼마나 큰 크기 일을 할 수 있는지를 먼저 알고, 내가 투자 가능한 시간 크기를 알아야 합니다.

즉, 우리는 우리가 감당가능한 수준 일을 계획하기 위해서, 일 크기를 추정해야 하는 것입니다.

여기서 추정이라고 단어가 이야기 해주는 것 같이, 예상되는 크기가 정확하지 않습니다. 특히나 일에 대한 숙련도가 떨어지는 일에 대해서는 그 정확도가 떨어집니다. 그렇지만 우리는 이 추정이라고 하는 것이 내가 할 수 있는 일 크기 내에서 일들을 해내기 위해서라는 사실을 다시 마음 속에 되세겨야 합니다

정확하게 추정하는 것이 중요한 것이 아니라, 내가 해낼 수 있는 일 크기 내로 일을 가지고 가야하는 것에 집중해야 하는 것입니다. 그럼 어떻게 할 지에 대해서 안내를 드려보겠습니다.

우선 하나의 일에 대해서 일의 크기를 추정하는 방법은 S/M/L/XL 구분을 하는 방법도 있겠고, 상징적 숫자를 달아서 하는 방법도 있고 그 외 방법도 있습니다. 제가 현장에서 많이 쓰는 방법으로 시간 단위로 일 크기를 산정하는 방법을 안내 드리겠습니다.

쉽게 생각해서, 온전히 1시간 동안 대상 일에만 집중을 해서 마칠 수 있는 작업은 1이라는 값을 가지게 됩니다. 여기서 "온전히"라는 말은 대상 일을 하는 시간에는 다른 일에 시간을 쓰지 않는 다는 이야기 입니다. 그러면 2시간을 온전히 했을 때 마칠 수 있는 일은 2라는 값을 가지게 될 것입니다. 그리고 약 30분 정도를 투자해서 마칠 수 있는 일은 0.5라고 할 수 있겠지요. 

이 기준으로 일에 대해서 크기를 측정하시는 것을 추천드리겠습니다. 그럼 실제 적용을 해봅시다. 예를 들어서 제가 지금 하고 있는 작업, "블로그에 글 한 편 쓰기" 경우에 저는 약 30분 정도면 충분할 것 같아서, 이 작업의 크기를 0.5라고 추정할 수 있겠습니다.

간단하지요. 이렇게 본인이 가지고 있는 일들에 대해서 소요 시간을 추정을 해서 크기를 가늠할 수 있을 것입니다. 아까도 이야기 드린 바와 같이 이게 정확하지 않아도 됩니다.

일이라고 하는 것이 하다보며, 생각보다 시간이 더 걸리는 경우도 있고, 또 생각보다 일이 빨리 마쳐지는 경우도 있습니다. 이런 각각 일들에 발생하는 추정과 실제 소요된 시간과 오차들이 있을 수 있기 때문에 정확한 추정에 너무 강박적으로 집중하지 않고, 내가 실제로 하루에 얼마나 큰 일을 할 수 있을지를 알아가는데 집중합시다.

이렇게 개별 일들에 대한 크기를 다 추정을 했으면, 다음에 해야하는 것은 나의 하루 일 처리 가능 크기를 알아가는 것입니다.

내가 하루에 8시간을 일을 하는데 쓴다고 했을 때, 나는 8 크기의 일을 할 수 있을까요? 많은 경우 그렇지를 못 합니다. 사이 사이 쉬는 시간도 있고, 갑자기 잡히는 회의도 있고 여러가지 변수들이 하루라는 시간에 발생하기 때문입니다.

그래서 이제 우리는 우리 자신의 능력에 맞는 하루 진행 가능한 크기를 알아가봅시다. 이를 위해서 내가 오늘 하루에 하는 모든 일을 나열해 보고, 그 일들에 대한 크기를 추정한 뒤에 진행하기로 합니다.

그리고 하루를 마칠 때 내가 오늘 하루 마친 일들 크기가 얼마나 되는지 알아봅시다. 그런데 하루에 일이 마쳐지지 않고 다음 날로 이어지는 일들이 있을 수 있습니다. 그래서 일주일 (업무일 기준 5일 기준)으로 마친 일 크기를 측정해보시기를 바랍니다.

이렇게 내가 일주일이라는 시간에 내가 할 수 있는 일 크기를 알 수 있다면, 우리는 이제야 말로 작업을 계획할 준비가 되어갑니다.

여러 분은 일주일에 몇 크기 일을 해내시나요? 

아! 왠지 측정한다고 하다니 일부러 야근해서 "나는 이만큼이나 할 수 있지 ㅎㅎㅎ"라고 생각하지 마시고, 평상 시 기준으로 측정을 해보시기 바랍니다.

이 숫자에서 여러 분은 놀라움을 보시게 됩 것입니다. 이 숫자에 대한 이야기는 다음 편에 이어서 이야기를 이어가보도록 하겠습니다.